Способността за предоставяне на ефективна обратна връзка е задължителна част от меките умения на всеки мениджър, работодател и човек. Грешките на работното място са неизбежни по време на развитието на служителите, а по-голямата част от тях, имат нужда да бъдат насочени в правилната посока, за да ги поправят и да вземат максимума от тях. Поради тази причина е важно да умеете да предоставяте обратна връзка по персонален и по-ефективен начин, който да пасва на отделните служители. В статията ще ви дадем насоки, които да ви помогнат да обогатите уменията си при комуникацията с екипа ви.
Защо техниката „сандвич” не работи?
Най-често използваната техника за предоставяне на обратна връзка е т.н. метод „сандвич”, при който между 2 похвали мениджърите поставят конструктивната критика. Тази техника обърква и разсейва служителите, които бързо свикват с начина на поднасяне на информацията и не обръщат внимание на позитивните коментари, защото знаят, че винаги следват негативни. Липсата на личен подход ги води до мисълта, че за мениджъра това е поредната обратна връзка за деня, която той предоставя напълно машинално. Освен това познатата схема - позитивно, негативно, позитивно - кара служителя да се концентрира само върху негативната част, защото остава с впечатлението, че това е основния акцент на разговора.
Противно на очакването на повечето мениджъри, обграждането на конструктивната обратна връзка с позитивна не омекотява удара, а напротив - дори създава илюзията, че конструктивната критика е най-важна. В допълнение, този тип комуникация влияе на доверието между ръководството и служителите заради усещането, че позитивните думи са там, за да прикрият негативните.
Как да давате по-добра обратна връзка?
След като елиминирахме „добрата” стара техника „сандвич”, ще обърнем внимание на още няколко съвета, които да използвате следващия път, когато давате обратна връзка на някой от служителите си.
- Обърнете внимание на връзката си със служителите
Техниките за предоставяне на обратна връзка, които ще ви споделим по-долу са важни, но връзката със служителите е в основата на това те да се вслушат в коментарите и съветите ви. Професионалистите във вашата компания трябва да усещат, че всички в нея, подобно на едно семейство, гледат в една и съща посока, а не едни срещу други. По този начин няма да виждат критиката ви като заплаха или обида, а като повод да работят над себе си и да се развият, за да помогнат на всички да достигнат общата крайна цел. Първите стъпки към подобна фирмена култура биха били да замените думата „аз” с „ние”, да покажете, че и грешките, и развитието са неизбежни и да дадете собствения си пример. Покажете, че всеки може да научи нещо от всекиго, независимо къде се намира в йерархията на компанията.
- Планирайте обратната връзка
Обратната връзка не трябва да идва неочаквано, затова е важно да я съгласувате с конкретния служител. Най-добрият метод в този случай би бил дори да му позволите сам да избере датата и часа на срещата ви. По този начин вие ще му предадете чувство на автономност не само върху собствените му задачи, но и върху обратната връзка и емплементирането ѝ. Съветваме ви и вие да планирате какво и как искате да кажете заедно с ясно предложение за оптимизация.
- Не чакайте следващата атестация
При настъпило събитие, което налага даването на обратна връзка, не чакайте следващата атестация, за да споделите със служителя си вашето мнение. Служителите приемат най-добре обратната връзка непосредствено след дадената случка, защото тогава събитията са все още пресни в ума им и могат да погледнат над тях без натрупалото се с времето напрежение. Също така, честата обратна връзка е важна не само при възникнали грешки, но и при позитивни ситуации, които изискват отчитане на положените усилия. По този начин увеличавате ангажираността на хората към работата и събуждате у тях желанието за развитие.
- Превърнете монолога в диалог
От деца знаем, че лекциите не са продуктивен начин за споделяне на конструктивна критика, защото при такъв подход както децата, така и служителите често поставят бариера между себе си и ситуацията и спират да се вслушват в това, което човекът пред тях казва. Разговорът по време на споделянето на обратна връзка е оптималният вариант. Служителят трябва да има възможността да ви отговори, както и да зададе въпросите си.
- Разговаряйте лице в лице
По възможност винаги провеждайте срещите си лице в лице вместо чрез имейли или съобщения. Добре е да избягвате и телефонните разговори, защото само при комуникацията лице в лице човек може наистина да чуе тона на гласа на отсрещната страна, да види езика на тялото му, както и да усети цялостната му енергия. Най-вече избягвайте писмената комуникация, защото при нея е много трудно да бъде определен тона на дадено изречение и при подобен тип комуникация рискувате несъзнателно да обидите отсрещния.
Какво да правите, когато ви се наложи да дадете негативна обратна връзка
Вместо да използвате техниката „сандвич” в случаите, в които ви се наложи да дадете негативна обратна връзка, просто следвайте правилото вашата обратна връзка да бъде:
- конкретна - не говорете заобиколно, инициирайте диалог и се постарайте да звучите конструктивно, а не демотивиращо;
- обективна - фокусирайте се върху държанието на служителя, а не върху характера му и избягвайте изрази като „винаги правиш това” или „никога не съм те виждал да правиш това”;
- предлагаща ясно решение за последващи действия - планирайте предварително ясен съвет какво очаквате като промяна, за да се избегнат бъдещи такива ситуации.
Не забравяйте да следите тона на гласа си и да планирате разговора предварително, за да имате на какво да се опрете, когато емоциите надделеят.
Заключение
Обратната връзка е нещо, към което всеки работодател или мениджър трябва да се отнася с внимание, за да задържи служителите си за възможно най-дълго. Тя трябва да бъде давана често и персонализирана за конкретния служител. Мениджърът от своя страна трябва постоянно да освежава знанията си по темата, за да може винаги да е готов да предостави конструктивна критика, която да мотивира екипа, а не да му повлияе негативно. Качествената обратна връзка е искрена, дадена на време и предоставена директно от човек, който умее да съчувства и на когото служителите имат доверие.
Какви методи използвате, когато давате обратна връзка?
Включете се в нашата платформа Kaderabotim.bg и вижте каква е обратната връзка на служителите за компанията, в която работят.
Нека заедно подобрим прозрачността на пазара на труда в България!
Влезте в акаунта си и добавете своя коментар